При получении больше электронного письма, чем я могу обработать [закрытый]
Недавно я начал получать больше электронное письмо, чем я могу обработать. Из-за этого я иногда забываю отвечать на важное электронное письмо, или я провожу больше времени, отслеживая и отвечая на электронные письма, чем я хотел бы.
Какие-либо хорошие советы для улучшения почтовой производительности? Я использую главным образом Gmail и Почтовый клиент Mac по умолчанию. Изменение почтового клиента является опцией, если это улучшает производительность.
9 ответов
Вот мои правила и инструменты для контакта с сотнями сообщений в день. Адаптируйтесь, поскольку это соответствует Вашему стилю.
- Автоматизированная фильтрация: Любые списки рассылки, автоматизированные предупреждения, что я не должен смотреть на сразу же, минуты ежедневных встреч и т.д., входят в папки. В конце дня я просматриваю папки для чего-либо, что может гарантировать больше внимания.
- Папки: Некоторые люди очень хороши в классификации их заархивированной почты в папки. Я не. Таким образом, папки только используются для автоматизированной или полуавтоматической фильтрации (иногда, ей нужна ручная передача). Существует приблизительно 15 используемых папок при 4 или 5 ответвлениях.
- Архивация/удаление: Лично я хочу вести учет любой значительной почты, таким образом, у меня есть крупные архивы, где другие удалят больше. Я удалю ответы из офиса и другой администраторский спам сразу же. Основной момент должен добраться как можно больше из ящика входящих сообщений, как только Вы можете - что-либо, чему не нужен ответ от меня, входит в архив (или удален), как только я вижу его: это должно оставить ящик входящих сообщений.
- Трехминутное правило: мне потребуются 3 минуты или меньше ответить на сообщение? Если да, я отвечаю, как только я вижу его и архив.
- Пересматривание ящика входящих сообщений: Как часто необходимо проверить, что ящик входящих сообщений зависит от ситуации. В моем самом безумном я проверил ящик входящих сообщений на каждом новом почтовом предупреждении, убрал очистку, как описано выше (включая ответ на все, что подпадает под 3 минимальных правила). Затем приблизительно 4 раза в день, я пошел для более длительной сессии относительно сообщений, для которых нужен более длительный ответ.
Проигнорируйте пух и не делайте procrastanate, если можно иметь дело с чем-то, когда он прибывает затем соглашение с ним.
Я использую Outlook в данный момент и для каждой электронной почты, которая поражает мой ящик входящих сообщений, я делаю одно из следующих (примерно в убывающем порядке на важность):
- Читайте, ответьте на с/и т.д., метка как завершенная, переместитесь в папку
- Читайте, флаг (любой Красный/Синий/Желтый для Теперь/Сегодня/Позже) и переместитесь в папку
- Читайте, переместитесь в папку ("заархивируйте" ее),
- Удалите (например, спам/спам)
Папка My Inbox только содержит неотсортированные электронные письма, ее "идеальное" состояние пусто со всеми электронными письмами, отсортированными в папки и отмеченными/отмеченными/заархивированными.
В ящике входящих сообщений, иерархия папок, которая определяет то, чего электронные письма в касаются, так для нахождения тех, которых я все еще должен обработать, у меня есть поисковые папки, что каждый находит один из трех флагов, для которых я использую Теперь/Сегодня/Позже.
Я имею дело с электронными письмами в поле Now как можно скорее.
Поле Today должно быть пустым, прежде чем я пойду домой.
И поле Later обычно для того, чтобы отслеживать переговоры, в которые я в копии, и не хотят терять след.
Строго, папка Now должна всегда быть пустой, поскольку на те электронные письма нужно ответить немедленно, но если я посреди чего-то (например, отвечая другому "теперь" электронной почте) или пробираясь через отставание после праздника, я склонен отмечать все сначала и затем иметь дело со всем этим вместе.
шаг 1. Хорошо используйте клавишу Delete.
Я получаю тонны электронных писем ежедневно на текущем проекте, если любое электронное письмо thee thet послано это, я знаю, или существует ответ позже, который включает предыдущую электронную почту - это переходит к мусору. Точно так же любой, что я читал и думаю "да, это не моя проблема", переходит к мусору. Если его важное они могут отправить его снова :)
шаг 2. папки.
Иногда Вы получаете электронные письма, в которых Вы, возможно, нуждались бы позже, но не заботитесь о прямо сейчас. Переместите его в папку и забудьте о нем.
шаг 3. ответьте теперь, не позже.
Если Вы получаете электронное письмо, которое действительно требует внимания, если можно иметь дело с ним быстро, сделать так. Прямо сейчас, сразу. Затем можно удалить его.
У меня все еще есть почти 300 электронных писем в моем 'todo' ящике входящих сообщений, но необходимо видеть мою удаленную папку. Если бы я не имел дело с ними как выше, то я был бы еще более затоплен.
В дополнение к использованию папок для долгосрочных электронных писем я рекомендую использовать календари, списки ожидающих выполнения задач и зависимые от людей списки. Gmail convienently позволяет Вам захватывать ссылку на электронное письмо для более позднего использования. Можно затем вставить эту ссылку в:
- Календарь с автоматизированными напоминаниями. Например, Вы, возможно, не должны были бы тщательно смотреть на горящую электронную почту подготовки человека до 25-го августа.
- Определенный список ожидающих выполнения задач. Например, Вы могли переместить отчет об ошибках в свой список ожидающих выполнения задач работы, если Вы не хотите делать работу, когда Вы вдали от своего стола.
- Зависимый от человека список. Например, Вы будете часто хотеть наградить своим боссом перед ответом по проблеме. Его хорошее, чтобы иметь список босса объектов, что Вы будете иметь дело с тем, когда Вы будете распоряжаться, прибывает.
Красота этой системы состоит в том, что можно заархивировать электронные письма, если Вы переместили их в более соответствующий список и сохраняете Ваш ящик входящих сообщений для тех новых электронных писем, которые появляются Ваш путь. И в отличие от папок, календари автоматически напоминают Вам, в то время как поддержка документов, добавляющая дополнительную контекстную информацию к электронным письмам.
Одной функцией, на которую я полагаюсь с Почтой MacOSX, которая не была упомянута еще, являются Умные Папки. Можно использовать такие критерии как отправленная дата, группа адреса, приоритет, и т.д. для фильтрации почты автоматически везде, где это, и имейте "важную" умную папку для уделения больше внимания, чем чрезмерно увеличенный в размерах "ящик входящих сообщений".
Кроме того, Gmail имеет изящную функцию псевдонима, которую Вы могли использовать, чтобы зарегистрироваться в низкоприоритетных вещах как списки рассылки, онлайн-шоппинг, и т.д., и легко отфильтровать их. Или с другой стороны можно выделить первоочередной адрес электронной почты …
Mail.app позволяет, Вы для создания правил на основе "Отправителя находитесь в моей Адресной книге", и "Отправитель находится в моих Предыдущих Получателях", которые могли позволить Вам выделить почту, это, вероятно, более важно, чем пух, это перегружает Вас.
Если Вы прокладываетесь под землей людьми, Вы знаете, иногда добавляя правило снять выделение цветом, если Вы в копии вместо в К: список может подчеркнуть вещи, на которые действительно необходимо действовать.
Предыдущие отвечающие стороны сослались на методологию типа GTD, и это определенно работает на меня. Если Вы не знакомы с GTD, эта блок-схема может помочь: Диаграмма Рабочего процесса GTD по lifehack.org. Я сохраняю папку "Waiting for", "Действие Потребностей" и только несколько папок "Reference".
Следите за Нулевой презентацией Ящика входящих сообщений Merlin Mann для Google Tech Talks и прочитайте его статьи для получения некоторое представление.
Можно найти новую функцию GMail Priority Inbox полезной.
Я думаю, что это нацелено на людей, которые добираются выше определенного уровня электронных писем в день - для тех, которые как я, кто только получает несколько сообщений, это - излишество.