Программная поддержка (платы) встречи

Я работаю в университетском медицинском центре, и среди (большого количества) других вещей, я ответственен за организацию наших встреч руководителей/консультативных советов. В то время как подготовка и выполнение фактических встреч довольно интересны, существует большая скучная, повторяющаяся и подверженная ошибкам канцелярская работа, включенная это, я хотел бы иметь некоторую поддержку IT. Я гуглил и озирался некоторое время, но не нашел ничего, что, кажется, соответствует.

Я ищу базу данных, где я сохраняю и документирую эти встречи. Для каждого пункта повестки дня я хотел бы зарегистрировать

• стандартная информация как автор, дата, ссылки, заголовок и т.д.
• описание объекта, который будет решен
• текст движения, которое будет решено
• любые вложения/корпуса, относящиеся к объекту (как PDF или файлы MS Office, и было бы замечательно, если они могли бы искаться),
• человек (люди), ответственный за реализацию вообще, решен
• человек (люди), которому нужно сообщить о решении
• любое дополнительное обсуждение, которое должно быть зарегистрировано в течение минут
• любые изменения в движении, как решено во время сессии

Было бы хорошо, если бы система была способна к принятию новых пунктов повестки дня из других источников, чем я (через веб-интерфейс в нашей интранет, например). И конечно я хотел бы, чтобы это сохранило адреса всех вовлеченных, сообщило им о решениях, которые относятся к ним и генерируют приглашения встречи, программу и минуты автоматически от информации, хранившей в базе данных.

Я ожидал бы, что эти задачи являются столь общими в таком количестве организаций, что должно быть некоторое стандартное массовое ПО для него, но я, кажется, смотрели в неправильных местах.

Я благодарен за любые подсказки за исключением создания моей собственной базы данных в Доступе MS :)

Править: Дополнительное требование - то, что это программное обеспечение может быть установлено локально в нашей интранет. Размещенное сетью решение по всей вероятности не будет возможно.