Альтернативы использованию электронной почты (в частности, Outlook) как хранилище знаний? [закрытый]
Я подозреваю, что, как многие люди, использую свой почтовый ящик работы (получил доступ через Outlook к 2007) хранить информацию. Я обычно пытаюсь сгруппировать подобные вещи в папках и подпапках, но со множеством папок это становится очень громоздким. В частности, это может быть связывание для определения местоположения вещей с помощью древовидной структуры Outlook. (Как в стороне: я должен все же столкнуться с хорошим свободным поисковым дополнением для Outlook.)
Я понимаю, что Outlook не является лучшим местом, чтобы хранить всю мою информацию, и я предпочел бы не.
В идеальном мире я хотел бы смочь организовать всю информацию, хранившую в Outlook в MindMap (мое программное обеспечение выбора быть Freemind) или Wiki.
Для поддержания почтового журнала аудита я рассмотрел сохраняющие отдельные электронные письма как файлы с помощью MindMap или Wiki для соединения их. Что люди думают об этом? (Я не могу сказать, что смакую мысль о процессе экспорта!)
Независимо от того, что я делаю собирается включить некоторую боль (т.е. настраивает Wiki/Интеллект-карту) или придерживается с тем, что Outlook в настоящее время обеспечивает.
Кто-либо был в том же положении? Кто-либо переместил в массу информация от Outlook? Если так, каков был лучший способ? Какие-либо идеи или альтернативные предложения?
8 ответов
Я попытался использовать обсуждения SharePoint, подключенные к Outlook w/o большой успех. Возможно, версии 2010 года Outlook/SharePoint сделают это лучше...
Вы могли бы также найти, Когда В Сомнении, Сделайте Это Общедоступным интересным чтением.
Как кто-то, кто использовал электронную почту с 1970-х, я попробовал примерно все обычные маршруты. Однако я приспособился квазипостоянно к этому сценарию:
- Я использую почтовые фильтры, чтобы просканировать все мои старые почтовые файлы и вытащить письма интереса в основные категории - как КОПИИ, не перемещения!
- Я сохраняю необработанные регистрации ящика входящих сообщений, как - был, но переместите их с датой, которую они заканчивают как часть их имени файла в подкаталог специально для этих ящиков входящих сообщений.
- Я использую grep для нахождения то, что я хочу - от файловой системы. Это дает достаточно гранулярности через механизмы файловой системы.
- Я затем отступаю почтовому читателю для чтения объектов, найденных через grep.
Обратите внимание, что grep может дать Вам окно прежде и после согласующих отрезков длинной линии. Небольшие умные сценарии дают Вам довольно устойчивую поисковую способность, и можно управлять всем этим на собственном дисковом пространстве...
Наконец, никакой путь в мире, я использовал бы Outlook - это - просто неприятное вредоносное программное обеспечение, если Вы спрашиваете меня. Я хочу получить доступ к своим необработанным данным, спасибо!
RT
В стороне сначала: я рекомендовал бы XOBNI как инструмент для поисков Outlook. Тебя бесплатная версия, однако, ограничена поиском контактов, IIRC.
Лично, я искал хорошее решение для персональных данных/knowledge-management в течение многих лет. Основанные на дереве понятия не работали на меня, потому что у меня есть слишком много ссылок между информационным Примером: Я начался с Client\Projects-структурой, но затем я встретил того же внешнего консультанта впервые в 2-м проекте с другим клиентом. Путем у меня была своя установка материала, я не мог правильно добавить "Консультанта"-Dimention к моей информации, будет нуждаться в полнотекстовом поиске и аналогичных решениях. Мой поиск закончился, когда я обнаружил "PersonalBrain" 3 года назад. Поскольку Вы - familar с MindMapping: PersonalBrain дает Вам возможность организовать информацию графическим способом, не слишком далекий awayr от MindMaps, но с некоторыми основными отличиями, которые дают Вам настолько больше возможностей. Мой текущий "Мозг" имеет 18.000 + "мысли" в нем, от семейства по церкви ко ВСЕЙ соответствующей информации бизнеса, примечаниям разработки программного обеспечения и безотносительно.
Существует испытательная загрузка свободных 30 дней, работы программного обеспечения над Mac, Linux и Windows, Регистрация составляет 149$ или 249$.
Отказ от ответственности: так как я был (и все еще), так enthustiastic об этом программном обеспечении, я стал немецким торговым посредником в прошлом году (http://www.pbrain.de). Но это не делает мой совет менее подлинным или верным ;)
Можно попытаться использовать Xobni в качестве расширителя Outlook. Это имеет лучший поиск и лучшие организационные возможности также.
То, что я раньше делал, должно разместить установку Wordpress в моем localhost и просто отправить отрывки информации здесь.:P
Если бы у Вас есть меньше чем 1 ГБ, я рекомендовал бы, чтобы, возможно, оригинальное использование Posterous. просто переслало всю электронную почту, которую Вы хотите сохранить на post@posterous.com, и Вас встретят доступным для редактирования, доступным для поиска блогом. Woot! можно, конечно, сделать это частным.
Я рекомендовал бы SharePoint, как являющийся большим хранилищем этой информации по нескольким причинам:
- SharePoint обеспечивает индексируемый поиск по содержанию включая электронное письмо и вложения в электронном письме.
- Если Ваша среда SharePoint выставляется сети, можно теперь получить доступ хранилищу знаний от любого веб-браузера.
- SharePoint является очень настраиваемой средой, таким образом, можно создать столбцы метаданных для категоризации объектов способом, который работает на Вас. В SharePoint 2010 я предложил бы изучить метки и таксономию (управляемые метаданные). Это обеспечивает лучший способ категоризировать информацию на лету и искать/перемещаться Ваше хранилище знаний.
- Можно сохранить примерно любой тип файла в SharePoint, это означает, что то же хранилище знаний может использоваться не только для электронной почты, но и других отрывков знания также (файлы Office, ссылки сайта и т.д.)
- Решение масштабируемо к больше, чем просто Вы! Можно предоставить людей доступ ко всем или частям хранилища знаний. В состоянии бизнеса Вы можете установить различные сайты SharePoint или библиотеки для отдельных сотрудников, но затем также выделили библиотеки или сайты для проектов или заданий так, чтобы вся электронная почта/документы, связанная с тем проектом/заданием, была сохранена централизованно и видимая тем, которым нужны они.
- SharePoint обеспечивает единственное централизованное хранилище для резервного копирования.
В то время как SharePoint является большим хранилищем для получения информации, получая Ваши электронные письма и другие файлы в SharePoint и применяя Ваши метаданные (например, категории, отмечая с ключевыми словами) не так просто и быстр, как Вы ожидали бы.
Там количество коммерческих продуктов на рынке, предоставляющем решение этого требования. (Отметьте: Я аффилирован с OnePlaceMail),
Можно загрузить истекший суд времени над OnePlaceMail с http://www.scinaptic.com/outlook-to-sharepoint-integration.html.
Возможности OnePlaceMail в качестве примера:
- Отправьте и сохраните электронные письма к SharePoint
- Сохраните почтовые сообщения от Outlook до SharePoint с помощью простого перетаскивания
- Автоматически получите почтовые атрибуты такой Относительно, От, CC, BCC, Предмет, Категория и т.д...
- Введите дополнительную информацию о Столбце SharePoint (метаданные) при сохранении электронных писем
- Электронные письма сохраняются в SharePoint в .msg формате
- Почтовые вложения перетаскивания в SharePoint от Outlook
- Сохраните документы к SharePoint из Файлового менеджера
- Сохраните документы Microsoft Office к SharePoint
- Используйте SharePoint в Outlook