Вопросы Теги

Проектный документ и организация бизнес-документа

Как делают Вы организуете, поддерживаете редактирования, изменения и отношения между:

  1. Предложения
  2. Контракты
  3. Заявки на изменение
  4. Результаты
  5. Проекты

Как Вы организуете свои проекты для возможности многократного использования?

Например, существует ли способ добавить теги к проектам, сделать их более доступными?

Что хорошая структура данных состоит в том, чтобы вывести все мои файлы на интернет-сервере для легкого доступа?

В настоящее время моя папка работы является установкой следующим образом:

(1)/work/
 (2)/projects
  (3)/project_a
   (4)/final (which includes all final documents)
    (5)/contracts
    (5)/rfp_rfq
    (5)/change_orders
    (5)/communications (logs all emails, faxes, and meeting notes and minutes)
    (5)/financial
     (6)/paid
     (6)/unpaid
    (5)/reports
   (4)/old (include all documents that didn't make it into the project_a/final/ 
  (3)/project_b
   (4) ... same as above ...
 (2)/references
  (3)/technical_references
  (3)/gov_regulations
  (3)/data_sources
  (3)/books
  (3)/topic_based (each area of my expertise has a folder with references in them)
 (2)/business_contacts
  (3)/contacts.xls (file contains all my contacts)
 (2)/banking
  (3)/banking.xls (contains a list of all paid and unpaid invoices as well as some cool stats)
  (3)/quicken (to do my taxes and yada yada)
   (4)/year
 (2)/education (courses I've taken
  (3)/webinars
  (3)/seminars
  (3)/online_courses
 (2)/publications (includes the publications I've made
  (3)/publication_id

Мы - главным образом 5 человек, сотрудничающих неполный рабочий день на этой вещи. Так как это - очень структурированный подход, я нахожу действительно трудным помнить то, что я сделал на предыдущих проектах и иду назад и вперед легко.

Каковы Ваши предложения при улучшении моих процессов? Я открыт для закрытого и программного обеспечения с открытым исходным кодом (как долго, поскольку цена не слишком высока).
Я также хочу реализовать систему, где я могу сохранить большинство проектов онлайн, чтобы увеличить сотрудничество и эффективность и уменьшить пропускную способность особенно на редактировании документа.

Предположите посылать документ по электронной почте назад и вперед 5-10 раз в день.

2
задан 12.03.2016, 22:15

1 ответ

Прежде всего я не попытался бы отслеживать все с помощью файлов и папок. Можно начаться с лучшим из намерений, но это быстро станет зверем, чтобы поддержать и синхронизировать. Для вещей, которые, очевидно, должны быть сохранены в отдельных файлах, Вы могли использовать систему управления версиями как CVS, Подверсия или любой из десятков конкурирующих систем, но это только возьмет Вас до сих пор. Большинство компаний перемещается в облачные приложения и устройство хранения данных.

Это приносит мне к второй точке: не изобретать велосипед. Можно попытаться создать собственную доморощенную систему, которая сделает точно, что Вам нужна она, чтобы сделать сегодня, но в конечном счете Вы - более обеспеченное инвестирование в существующие системы, которые были доказаны сражению. Существует столько дополнительных угловых случаев, которые Вы не можете даже начать рассматривать, и к тому времени, когда Вы начинаете исправлять свою внутреннюю систему, Вы будете проводить слишком много времени, пытаясь взломать Вашу систему обработку всех чудных угловых случаев (или просто попытка добавить новую функциональность), и скоро у Вас не будет достаточного количества времени для посвящения к заботе о клиентах, а также требуется. В конечном счете стоимость обслуживания Вашей собственной системы затмит сумму, которую Вы оплатили бы некоторую существующую, или коммерчески доступную систему с открытым исходным кодом.

Если бы Вы хорошо с хостингом документов на серверах Google, я настоятельно рекомендовал бы Google Apps (или Google Docs, если Вы хотите пойти свободным путем) для Ваших документов. Это даст Вам совместное редактирование в реальном времени и обеспечивает естественный способ совместно использовать документы. Это также сохраняет каждый пересмотр документа.

Я предложил бы использовать реальный пакет бухгалтерских программ как QuickBooks для отслеживания счета и счета.

Для дополнительного сотрудничества WebEx является фактическим стандартом, но существует также различное другое бесплатное и недорогое проведение веб-конференций / системы демонстрации экрана, которые могут также подойти для Ваших потребностей, так как Ваша компания является все еще очень небольшой.

Для управления всеми клиентскими счетами необходимо пойти с чем-то как Salesforce.com или некоторая другая система CRM. (Но будьте предупреждены, любая система CRM потребует некоторой суммы предусмотрительности и настройки, чтобы быть представленной применимая для Вашего особого бизнеса.) Можно попытаться использовать электронную таблицу, но электронная таблица закончит тем, что была очень трудной поддержать.

Для документирования бизнес-процессов необходимо рассмотреть установку Wiki. Идя шаг вперед, можно также настроить систему покупки билетов как Fogbugz (если система CRM уже не имеет одного), который позволяет Вам создавать записи для каждого из деловых вопросов от Ваших встреч и отслеживать состояние, пока каждая задача не была выполнена.

2
ответ дан 11.12.2019, 22:41

Теги

Похожие вопросы