Утилита Факса по электронной почте, когда оба доступны
Там в какие-либо преимущества уезжают передающие документы по факсу в противоположность электронной почте? (предполагающий, что и отправитель и получатель имеют доступ к любой технологии). Например, есть ли случаи, где Факс более безопасен или удобен, чем электронная почта?
3 ответа
Действительно большой причиной являются подписи и законы. Например, в некоторых странах можно просто отправить факсом подпись, в то время как использование цифровых подписей потребовало бы, чтобы Вы получили официальную цифровую подпись (обычно хранившийся на смарт-карте, если оно существует во-первых, и иногда имеющий меньше "законности", чем рукописная подпись), затем получите считыватель смарт-карт, установите промежуточное программное обеспечение, которое может или не может работать с программой, которую Вы хотите использовать для подписания документа, и затем получатель, возможно, также должен иметь программу, которая будет работать с цифровой подписью для подтверждения этого, и так далее для целой цепочки.
Некоторым компаниям весьма свойственно должно отправить подписанные документы десяткам другого правительства регулирующие офисы, агентства, банки и так далее и во всех них, которые все должны будут быть обучены и снабжены для использования цифровой подписи. Такие приготовления могут быть сделаны на уровне единственной страны, но что происходит, если Вы получаете электронное письмо со знаком от другой страны (когда подписи еще более важны, потому что другой человек не может только приехать и подписать документ сам, и почта занимает время и деньги).
Также целый процесс отправки аутентифицируемой почты является немного сложным. Для простого офисного клерка часто легче просто использовать факс и затем сфокусироваться на выполнении задания, которое он, как предполагается, делает.
Таким образом, в основном главной причиной является инерция общества. Все должны привыкнуть на электронные письма, и почти все уже привыкли к использованию факса, таким образом, переход не легок.
Другая проблема состоит в том, как трудный это должно получить доступ к документам. Используя факс, можно легко отправить записки, или взять документ и подчеркнуть это вручную и так далее. На компьютере такие "простые" вещи немного более сложны. Например, если бы у Вас есть документ о компьютере, необходимо было бы распечатать его, сделать редактирование вручную и затем просканировать его или отредактировать его на компьютере, и люди часто столь не привыкли к взаимодействию через интерфейс с компьютерами, как они привыкли для взаимодействия через интерфейс с карандашом. Кроме того, мышей трудно использовать для рисования, и графические планшеты являются не часто частью стандартного офисного компьютера.
Отправление факсом официальных документов с подписями и материалом как этот просто помогает людям в принимающем конце. Они не должны проходить печать тонн бумаг, вместо этого факс будет заботиться о ней И отобразит Ваш номер факса наверху (для легкой организации).
Я не думаю, что факс имеет любое значительное преимущество перед электронной почтой кроме этого. В обозримом будущем Вы могли бы способный иметь тип 'почтовой машины', где компании будут иметь почтовый сервер со специальным электронным письмом для каждого отдела. Каждое полученное электронное письмо прошло бы фильтры, чтобы удалить любой вид спама и только принять законные электронные письма. Машина затем поймала бы эти электронные письма, отправить их на 'почтовые машины' рассматриваемого отдела, и это было бы автоматически распечатано прочь.
Я не знаю, существует ли что-то вроде этого, но это довольно прохладно :)
При отправке факса, Вы знаете, получил ли другой человек его, где, поскольку нет никаких надежных методов подтверждения, что другая сторона получила и считала Вашу почту (насколько я знаю).
Также, если Вы не уверены, что вложение может быть открыто в другом конце, можно использовать факс.
Таким образом, Подтверждение документа и гарантируемой удобочитаемости является двумя ситуациями, где Вы могли бы рассмотреть отправку факса вместо электронной почты.