Поиск хорошей [закрытой] методологии управления Ящиком входящих сообщений
Я получаю несколько сотен электронных писем в день для работы. Многие - часть почтового разговора, который охватывает несколько дней или даже недель, таким образом, я, ненавидят, чтобы просто удалить их напрямую, поскольку мне, возможно, понадобились бы они для ссылки в какой-то момент в ближайшем будущем. Последствие - то, что у меня есть тысячи электронных писем в одном только моем Ящике входящих сообщений, большая часть которого больше не релевантна. Я использую Thunderbird, таким образом, я имею некоторые функции организации в наличии для меня, но в чем я действительно нуждаюсь, хорошая, полная методология для почтового управления. У кого-либо есть какие-либо предложения?Спасибо!
5 ответов
Комбинация различных интерпретаций "нулевого ящика входящих сообщений" стратегия, объединенная с процессом Сделать вещи (GTD).
- Самодисциплина: Только просмотрите свой ящик входящих сообщений несколько раз день - при запуске работы перед окончанием работы и пару раз промежуточный.
- Организация Mailfile: Имейте две "специальных" папки в своем почтовом файле: корзина и мягкий мусор. Затем имейте работу папок (и возможно частный) с различными подпапками для проектов / темы.
- Процесс: Каждый раз, когда Вы открываете свой ящик входящих сообщений, соглашение со всеми письмами, начиная наверху и не заканчивая, пока ящик входящих сообщений не является нулем. В зависимости от суммы почты пробегитесь через ящик входящих сообщений многократно до пустой.
Возможные действия на почту:
- удалите сразу к мусору почтового ящика (вещи, в которых Вы определенно больше не нуждаетесь),
- переместитесь в мягкую папку "Удаленные" (вещи, в которых Вы, возможно, нуждались бы в коротком будущем),
- переместитесь в папку корзины (вещи, которые Вы хотите сохранить),
- переместитесь в специализированную папку или под работой или под частными папками (вещи, которые Вы хотите сохранить и достаточно важны),
Различие между корзиной и выделенными папками под работой
Попытайтесь поместить все в корзину и просто использовать функцию поиска. Но возможно существуют определенные темы / проекты / проблемы, которые Вы хотите группироваться и смочь просмотреть в их полноте - таким образом, Вы помещаете их в соответственно именованную папку.
Другая подсказка для папки корзины - в зависимости от Вашего почтового приложения - должна использовать теги для расширенных функций поиска.
Что сделать с мягкой папкой "Удаленные"
Удалите письма из мягкой папки "Удаленные" регулярно, например, письма, которые являются более старыми, чем 3 месяца. Это дает Вам определенное количество неудовлетворенных писем, когда Вы узнаете, что Вам нужна та почта, которую Вы удалили 2 дня назад, b/c Вы думал, что Вам никогда не будет нужна она снова...
Мне действительно нравится Нулевая стратегия Ящика входящих сообщений. Конечно, требуется некоторое усилие, но Вы не можете ожидать легкую обработку электронной почты, не так ли?
Нуль ящика входящих сообщений, передает лучший ответ, как предложенный Manni. После того, как Вы сделаны с тем Добивающимся цели выездом: Искусство Производительности без Напряжения (Paperback)
Это поможет Вам совершенствовать свои новые найденные супердержавы
Суммировать процесс GTD:
При обработке блока сопровождается строгий рабочий процесс:
- Запустите наверху.
- Соглашение с одним объектом за один раз.
- Никогда ничего не откладывайте в 'в'.
- Если объект требует, чтобы действие сделало тот:
- Сделайте это (если требуется меньше чем две минуты),
- Делегируйте его
- Задержите его
- Если объект не требует действия, сделайте тот:
- Зарегистрируйте его для ссылки
- Выбросьте его
- Выведите его для возможного действия позже
Если требуется менее чем две минуты, чтобы сделать что-то, это должно быть сразу сделано. Двухминутное правило является инструкцией, охватывая примерно время, которое потребовалось бы для формальной задержки действия.
См. статью Wikipedia для больше.
Это - немного экстремального значения/неорганизовывать, но что я иногда делаю (в Gmail), "Выбирают Все" и затем глядят через и отменяют выбор важных и затем нажимают 'Archive'. Это оставляет только важный материал в Ящике входящих сообщений.
У меня есть намного более ненужная электронная почта, чем я понимаю, таким образом, это работает действительно хорошо на меня.
Как всегда, YMMV.
Я вышел из организации моей электронной почты, потому что я чувствовал, что завинчивал ее и позволял электронным письмам накопиться, и затем я просто не мог найти то, что я искал, потому что я не знал, какая папка я вставил ее. Если это имеет значение я использую Outlook 2003, и я получаю меньше чем 30 сообщений в день.
Вот то, что я делаю теперь:
- Я установил Google Desktop, потому что он позволит мне искать свою электронную почту лучше, чем что-либо еще, что я могу найти.
- Я сохраняю один месяц электронной почты в моем Ящике входящих сообщений. После этого я перемещаю его в отдельный архив.
- У меня действительно есть несколько папок, которые я использую, но они главным образом для автоматизированных электронных писем, которые я получаю и для электронных писем я часто ссылка. Большинству этих папок настраивали правило, которое автоматически помещает электронную почту в ту папку и полностью обходит мой Ящик входящих сообщений.
Удачи!